Sådan følger du op på tilbud som håndværker

God opfølgning begynder, før tilbuddet bliver sendt. Aftal, hvad kunden får, og hvornår I taler sammen igen. Så bliver opfølgningen en del af kundens igangværende forespørgsel frem for en tilfældig besked flere uger senere. Brug en enkel status, så ingen tilbud forsvinder mellem mail og telefon.

Afklar opgaven før prisen

Kontrollér, at du ved, hvad kunden ønsker udført, hvor arbejdet er, og hvilken tidsplan kunden forestiller sig. Spørg også, hvem der skal tage stilling til tilbuddet. Ved en forening eller virksomhed kan der være flere beslutningstagere end den person, du først taler med.

Beskriv, hvad der er med og ikke med. Hvis der er usikkerhed om materialer, adgangsforhold eller eksisterende konstruktioner, skal den være håndteret tydeligt. En pris, der ser præcis ud, men bygger på forskellige forventninger, kan skabe problemer senere.

Aftal næste kontaktpunkt

Spørg: »Hvornår regner du med at have set tilbuddet, og passer det, at jeg ringer derefter?« Det giver kunden mulighed for at vælge et realistisk tidspunkt. Notér aftalen ved tilbuddet i dit system eller ark.

Der findes ikke én universel regel om, at alle tilbud skal følges op efter et bestemt antal dage. En mindre reparation og en større renovering har forskellige beslutningsforløb. Brug kundens situation som udgangspunkt.

Stil et spørgsmål, der er let at svare på

En tænkt opfølgning til en kunde, som har bedt om tilbuddet:

Hej [navn]. Som aftalt følger jeg op på tilbuddet om [opgave]. Er der noget i omfanget eller tidsplanen, du mangler svar på, før du kan tage stilling? Du kan ringe på [nummer]. Venlig hilsen [navn].

Send kun beskeden i en sammenhæng og via en kanal, hvor du har grundlag for at kontakte kunden. En tilbudsforespørgsel er ikke en generel tilladelse til nyhedsbreve eller nye reklamekampagner. Ved tvivl om udsendelser skal du kontrollere reglerne for netop den brug.

Hold status og næste handling samlet

Du kan begynde med et ark med kunde, opgave, tilbudsdato, beløb, status og næste kontakt. Sæt en dato og en ansvarlig ved aktive tilbud. Eksempelvis »afventer materialevalg, ring torsdag« er mere brugbart end blot »åben«.

Brug få forståelige statusser: afklaring, tilbud sendt, aftalt opfølgning, vundet, tabt og sat på pause. Hvis du bruger et CRM, skal det gøre denne proces lettere. Et stort system erstatter ikke en aftale om, hvem der tager næste kontakt.

Håndtér nej og stilhed ordentligt

Når en kunde siger nej, kan du spørge, om det skyldes tidspunkt, omfang eller andet, hvis kunden har lyst til at fortælle det. Du behøver ikke forhandle prisen ned som første reaktion. Brug tilbagemeldingen til at forstå, om du tiltrækker de rigtige opgaver.

Respektér et ønske om ikke at blive kontaktet. Hvis et tilbud ikke længere er aktuelt, så luk det i systemet. En lang liste med uafklarede gamle tilbud giver et misvisende billede af din kommende ordrebog.

Mål, hvor arbejdet går tabt

Se jævnligt på forholdet mellem henvendelser, tilbud og aftaler. Hvis mange relevante kunder stopper før tilbud, er næste skridt et andet, end hvis de stopper efter prisen. Brug mønstret til at forbedre ét led ad gangen, før du køber flere henvendelser.